پروفرما سندی است که در آن صادرکننده مجموعۀ شرایط پیشنهادی خود را جهت صدور کالا یا کالاهائی معین به واردکننده اعلام می‌دارد.

پس از اینکه خریدار inquiry یا درخواست استعلام قیمت فرستاد ، فروشنده قیمت خودش را می فرستد. اولین سند در معاملات بازرگانی پروفرما است که مظنه قیمت و شرایط فروش در پروفرما ذکر می شود و درصورت تائید شرایط اینوویس یا همان فاکتور زده می شود

فروشنده (صادرکننده) معمولاً پیش‌‌فاکتور را به نام سفارش‌دهنده خارجی یا نمایندگی‌های فروش خود در خارج صادر می‌کند. غالباً خریدار (واردکننده) به چنین سندی نیاز دارد تا علاوه بر ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده ، بتواند برای اخذ مجوزهای لازم جهت وارد کردن آن کالا یا احتمالاً خرید ارز اقدام کند؛ اما گاه این سند می‌تواند به‌صورت دعوتنامه‌ای از خریدار برای سفارش کالا باشد. در هر صورت ، پیش‌‌فاکتورها فرم واحدی ندارند ، ولی کلا‌‌ً حاوی اطلاعاتی در خصوص مشخصات کمی و کیفی کالا و بسته‌بندی آن ، قیمت واحد و کل کالا با قید مدت اعتبار ، و در صورت لزوم هزینه‌های مربوط به کرایه ، بیمه ، و شرایط پرداخت قیمت کالا می‌باشند

پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد و مندرجات آن شامل: نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است.

گاهی پیش فاکتور جهت ثبت سفارش و اخذ مجوز واردات کالا و یا دریافت ارز برای پرداخت کالا لازم است

سایر مندرجات پروفرما اینویس :

ORIGIN– کالا ساخت چه کشوری هست

VALIDITY– پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد

تهیه پروفرما

جهت تهیه پروفرما، نیاز به اطلاعات زیر می باشد که تحت LETTER OF INQUIRY از فروشنده خواسته می شود.

  • قیمت                                unit price and total amount for each item
  • مبدا کالا                                                                 origin of the material
  • حمل و نقل                                                                                 shipment
  • مدت اعتبار پروفرما                                                        period of validity
  • زمان تحویل کالا                                                              date of delivery
  • نحوه حمل                                                              shipping specification
  • بازرسی                                                                           test,inspection
  • شرایط پرداخت                                                               terms of payment 

صدور پروفرم

پروفرما اینویس
پروفرما اینویس

پس از انجام مکاتبات و مذاکرات بین خریدار و فروشنده و نهایی شدن شرایط معامله فروشنده پروفرما  اینوییس صادر می کند.

پروفرم اولین سند معامله بین المللی است که شرایط معامله در آن ذکر شده . از این سند در مراحل مجوز ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی، ترخیص کالا استفاده می شود.

فاکتور بر اساس اطلاعات موجود در پروفرما اینویس صادر می گردد، بنابراین آشنایی با اصطلاحات پروفرما اینویس بسیار اهمیت دارد

اخذ پیش فاکتور  PROFORMA INVOICE

بنا به درخواست خریدار پیش فاکتور توسط فروشنده برای خریدار صادر می گردد.

در پروفرما باید شرایط زیر درج شود

  • شماره و تاریخ پرفورما در واقع تاریخ صدور پروفرما اینویس توسط فروشنده
  • نام و آدرس کامل فروشنده
  • نام و آدرس کامل خریدار
  • مشخصات کامل کالا شرح کیفی و کمی و تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص
  • ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
  • مبلغ پروفرما اینویس با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا ،قیمت بسته بندی، ابعاد و قیمت حمل کالا
  • نحوه خرید طبق اینکوترمز EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
  • مبدا و مقصد نهایی کالا ذکر کشور و شهر و بندر
  • زمان تحویل کالا و تعیین تکلیف راجع به حمل به دفعات PARTIAL SHIPMENT
  • وسیله حمل کالا و تعیین تکلیف راجع به انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر TRANSHIPMENT
  • نحوه پرداخت وجه کالا LC ,TT حواله،برات،اعتبار اسنادی  TERMS OF PAYMENT
  • مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا یا توضیح در مورد محدوده زمانی و موضوع بازرسی کالا در مبدا حمل و تعیین تکلیف در مورد هزینه
  • کشور سازنده کالا COUNTRY OF ORIGIN
  • مهلت اعتبار پروفرم VALIDITY OF PROFORMA
  •  نام بانک وادرس و شماره حساب جهت دریافت پول
  • مسئله آموزش و یا خدمات پس از فروش
  • توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
  • اسناد مورد درخواست خریدار و گواهی های لازم مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا
  • تصریح در مورد هزینه تخلیه کالا

دقت کنید که پروفرما را باید مدیر فروش خارجی یا یکی از مدیران مهر نماید

به محض قبول پیش‌‌فاکتور از جانب سفارش‌دهنده ، قرارداد فروش براساس شرایط مقرر در این سند شکل می‌گیرد.

فروشنده به‌‌هنگام ارسال کالا ، جزئیات پیش فاکتور پذیرفته‌‌شده را عیناً به سیاهۀ تجاری (فاکتور) منتقل می‌کند.

گاه از وی تقاضا می‌شود در سیاهۀ تجاری گواهی نماید که کالای موضوع این سند مطابق پیش‌‌فاکتور می‌باشد.

بنابراین تنها تفاوت صوری پروفرما (پیش‌‌فاکتور) با سیاهۀ تجاری کلمۀ (پروفورما) است که بر روی آن چاپ شده است.

نمونه یک پروفرما خام یا پیش فاکتور

پروفرما اینویس
پروفرما اینویس

راهنمای پرکردن فرم پرفورم ها

توضیحات ضروری جهت تکمیل پروفرم براساس فرمت استاندارد UneDocs
  • ۱٫ پروفرم پس از تکمیل اطلاعات پرینت گرفته شود و توسط فروشنده خارجی ممهور به مهر و امضاء گردد.
  • ۲٫ پروفرم بایستی حتماً برروی سربرگ شرکت فروشنده پرینت گرفته شده باشد .کارشناسان سازمان بازرگانی از تأئید پیش فاکتورهائی که روی سربرگ شرکت فروشنده پرینت گرفته نشده باشد و فاقد مهر و امضاء فروشنده باشند معذورند.
  • ۳٫ در هنگامی که فروشنده قصد گشایش اعتبار اسنادی و یا براتی نزد بانک رادارد الزاماً بایستی اقدام به تکمیل تاریخ اعتبار پروفرما (Validity date of P/I) را بنماید .
  • ۴٫ تکمیل قسمت های قرمز رنگ پروفرم برای کلیه خریدهای خارجی الزامی است و در صورت عدم تکمیل هریک از بخش های قرمز رنگ کارشناسان سازمان بازرگانی استانها از تأئید پرونده ، معذورند .
  • ۵٫ تکمیل سایر قسمت های پروفرم حسب نوع معامله ، نحوه پرداخت ، ترم تحویل کالا در مبدأ و یا مقصد ، الزامی خواهد بود.
  • ۶٫ در مواردیکه حمل و یا بندرحمل تحویل کالا در پروفرم نام مبادی حمل (مبدأ) باشد ( ترمهای FOB و پائین تر ) الزامی به تکمیل اطلاعات مربوط به حمل کالا نمی باشد . اما در سایر موارد که محل و یا بندر محل تحویل کالا در پروفرم نام مبادی تخلیه کالا ( مقصد ) باشد ( ترمهای CFR و بالاتر ) تکمیل اطلاعات مربوط به حمل کالا نظیر وسیله حمل و محل بارگیری ، محل تخلیه ، مقصد نهایی و کرایه حمل ضروری می باشد .
  • ۷٫ در مواردیکه کالا مشمول رعایت قواعد استاندارد اجباری می باشد ، تکمیل نوع و شماره استاندارد طبق جدول استانداردهای مورد قبول موسسه استاندارد در پروفرم ضروری می باشد . فهرست کالاهای مشمول قواعد استاندارد اجباری در ضمیمه انتهای کتاب قانون مقررات صادرات وواردات آمده است .
  • ۸٫ در مواردیکه کالا به موجب یادداشتهای ذیل فصول مختلف کتاب مقررات صادرات و واردات و یا بخشنامه های جاری موظف به رعایت نظرات سایر دستگاهها ، وزارتخانه ها و موسسات دولتی باشد ، اخذ مهر و امضاء دستگاه مربوطه روی پروفرم ضروری می باشد.
  • ۹٫ تکمیل وزن خالص هرردیف کالائی ووزن خالص کل برای کلیه خریدهای خارجی ضروری می باشد .
  • ۱۰٫در صورت وجود سایر هزینه ها نظیر هزینه بسته بندی ، آموزش ، نصب وامثالهم جمع مبالغ آنها در قسمت سایر هزینه ها ( Other expenditures) وارد گردد.
  • ۱۱٫سایر اطلاعات ضروری مورد نظر فروشنده درخصوص شرایط پروفرما ، مدت پرداخت وجه ، سال ساخت ، مستعمل بودن کالا ، جزئیات مربوط به مدل کالای مورد معامله و…. در قسمت ملاحظات (Note) وارد شود.
  • ۱۲٫درمعاملاتی که متقاضی قصد گشایش اعتبار و یابرات اسنادی را نزدبانک دارد توصیه می گردد با واحدهای پولی معتبر بغیر از دلار آمریکا اقدام به معامله نمایند ( مگر در مواردیکه با کشورهای حوزه ACU معامله بعمل می آید) این کشورها عبارتند از:هندوستان ، بنگلادش ، پاکستان ، بوتان ، سریلانکا ،
  • میانمار ( برمه سابق )
  • ۱۳٫درمعاملات اعتباری با کشورهای حوزه ACU ( بنگلادش ، هندوستان پاکستان ،بوتان ، سریلانکا و میانمار ( برمه سابق )) صرفاً با واحدهای پولی دلار آمریکا و یورو اقدام به صدور پروفرما شود.
  • ۱۴٫در معاملات غیر بانکی نظیر واردات درمقابل صادرات ، بدون انتقال ارز و امثالهم با واحدهای پولی معتبر مورد تأئید بانک مرکزی می توان اقدام به معامله نمود.
  • ۱۵٫درهنگام مشخص نمودن تعداد کالا ( Qunantity ) دقت شود معادل متریک آن در پروفرم ذکر شود . بعنوان مثال واحد متریک مربوط به برنج کیلو گرم است . لذا از عناوینی مثل : کیسه ، گونی و…. جداً خودداری شود.
  • ۱۶٫در صورتیکه به نحوی از انحاء جهت ثبت سفارش کالا ، نامه ای از دستگاه و یا موسسات و سازمانهای دولتی صادر گردیده است ( بانک توسعه اسلامی ، صندوق ذخیره ارزی ، وام ارزی ، کمیسیون ۵ نفره ، کمیسیون ماده یک ،……) متقاضی می بایست نامه مربوطه را همراه با پروفرم اسکن نماید و در هنگام تحویل اصل آن به کارشناسان تحویل سازمانهای بازرگانی تحویل گردد.
  • ۱۷٫در مواردیکه نوع معامله از محل بدون انتقال ارز ( نوسازی صنایع) باشد متقاضی موظف است همراه با پروفرم پروانه بهره برداری یا جواز تأسیس معتبر را اسکن نماید و در زمان تحویل اصل آن را به رویت کارشناسان تحویل سازمانهای بازرگانی برساند .
  • ۱۸٫در صورتیکه واردات از محل بانک توسعه اسلامی (IDB) و یا سهمیه تخصیص یافته به وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی که در بودجه مشخص گردیده باشد می بایستی نامه تخصیص دهنده ارز و فرم مربوطه اسکن گردد . همچنین واردات از محل تنخواه های اختصاص یافته به شرکتهای نفتی نیز پس از اخذ مجوز مربوطه از کمیسیون ۵ نفره می بایستی در سایت اسکن گردد.
  • ۱۹٫کسانی که دارای کارت بازرگانی اعم از حقیقی، حقوقی و یا تعاونی می باشند، ذکر شماره کارت بازرگانی در قسمت “Buyer’s Commercial Card No ” ضروری می باشد. افرادی که بصورت موردی یا از محل شناسنامه “یک دستگاه خودرو” اقدام به ثبت سفارش می نمایند، درج شماره کارت بازرگانی در پروفرما ضروری نمی باشد

مواردی که بایستی در پروفرما آورده شوند :

نام شرکت , آرم تجاری , آدرس , شماره تلفن و فاکس شرکت فروشنده در قسمت سربرگ پروفرما .

تاریخ پروفرما به طوریکه دقیقا مشخص باشد .

شماره پروفرما , که یک شماره مربوط به شرکت فروشنده می باشد و نوع آن چندان مهم نیست .

نام و آدرس شرکت خریدار .

– جدول مربوط به کالا و یا خدمات مورد نظر که معمولا به صورت زیر می باشد :

Amount

Unit Price

Quantity

Description

Items

۱

۲

۳

Total :

در ستون Description (شرح) شرح و توصیف کالای مورد نظر به صورت کامل آورده می شود . مانند آلیاژ , رنگ , ابعاد , شماره مدل و … .

در ستون کمیت (Quantity) که به اختصار QTY نوشته می شود

میزان کالا نوشته می شود . در این قسمت واحد کالا بایستی برای خریدار و فروشنده ثابت و مشخص باشد و سعی شود از واحدهای جهانی استفاده شود نه واحدهای محلی . مانند کیلوگرم , گرم , متر , سانتی متر , لیتر , متر مربع و متر مکعب .

در ستون قیمت واحد (Unit Price) که در آن قیمت یک واحد از کالا نشان داده می شود . در این قسمت بایستی ارز مورد نظر نیز به طور واضح نوشته شود .

ستون قیمت کل (Amount) که درآن ارزش کل هر کالا و یا خدمت نوشته می شود . (حاصلضرب مقدار در قیمت آن ) ودر زیر آن نیز این ستون جمع زده می شود .

– نحوه ارسال کالا (Shipment) که درآن بایستی وسیله حمل کالا مشخص گردد .(کشتی – قطار – جاده – هوایی)

– اینکوترمز : که درآن یکی از قراردادهای اینکوترمز آورده می شود .

– مبدا ومقصد حمل کالا .

– کشور سازنده (Origin) که کشور سازنده کالا مشخص می گردد .

-نحوه پرداخت پول (payment) : دراین قسمت نحوه پرداخت پول مانند اعتبار اسنادی و … و زمان دقیق آن مشخص می گردد .

–  تاریخ ارسال کالا (Shipment Date) : در این قسمت زمان ارسال و یا تحویل محموله دقیقا ذکر می گردد که معمولا چند روز پس از دریافت پول و یا گشایش اعتبار اسنادی می باشد .

– تاریخ انقضای پروفرما : پس از این تاریخ پروفرمای فعلی دارای اعتبار نمی باشد .

-شماره استاندارد کالا .

– نام بانک وادرس و شماره حساب جهت دریافت پول .

– شرکت حمل کننده در صورت توافق .

–  نام داور و یا دادگاه برای حکمیت در صورت بروز اختلاف .

– مهر و امضا و نام فرستنده پروفرما .

البته لازم به ذکر می باشد که برخی از موارد بالا  اختیاری می باشند .